Stand: 05.12.2023

§1 Beauftragung für Freizeiten

Das Team vom Schloss Ascheberg ist mit der Durchführung der Freizeiten vom Vorstand der Sebulon Offensive Nord e.V. beauftragt. Zusammen mit ehrenamtlichen und überwiegend im Rahmen der Jugendleiter-Card (Juleica) geschulten bzw. langjährig erfahrenen Mitarbeitenden sorgen diese für die Planung und Durchführung der Kinder- und Jugendfreizeiten. Von allen volljährigen Mitarbeitenden wird ein aktuelles polizeiliches Führungszeugnis erwartet.
 
§2 Anmeldung zu Freizeiten vom Schloss Ascheberg
(1) Die Freizeiten stehen grundsätzlich jedem unter Berücksichtigung der Ziel- und Altersgruppe offen.
(2) Die Freizeiten im Schloss Ascheberg sind christlich geprägt.
(3) Die Anmeldung zu Freizeiten kann online durchgeführt werden, wird allerdings erst nach Bestätigung durch das Schloss Ascheberg gültig. Für minderjährige Personen muss von den Erziehungsberechtigen ein Freizeitpass ausgefüllt werden. Dieser Freizeitpass ist Bedingung, dass ein Teilnehmer an der Freizeit teilnehmen darf. Der unterschriebene Freizeitpass muss spätestens bei der Anreise vorgelegt werden.
(4) Eventuell vorliegende Lebensmittelunverträglichkeiten oder andere Einschränkungen müssen dem Team vom Schloss Ascheberg spätestens eine Woche vor Freizeitbeginn vorliegen (z.B. durch Zusenden des Freizeitpasses).
(5) Die Zahlung des Freizeitbetrags muss spätestens zwei Wochen vor Freizeitbeginn auf dem Konto vom Schloss Ascheberg eingegangen sein. Sollte die Zahlung nicht rechtzeitig eingehen, behält sich das Schloss Ascheberg vor, den Teilnehmenden von der Freizeit auszuschließen.

§3 Anmeldung Gastgruppen

(1) Das Schloss Ascheberg steht primär Gastgruppen offen, die im Bereich der Arbeit mit Kindern und Jugendlichen aktiv sind.

(2) Gastgruppen können ein eigenes Programm durchführen oder Programmbausteine beim Schloss Ascheberg buchen. Die Programmbausteine müssen im Vorfeld abgesprochen werden.

(3) Die Buchung der Termine erfolgt entweder online oder in telefonischer Absprache. Buchungsbestätigungen werden per Email versendet.

(4) Eine Alleinbelegung ist möglich, kann aber nicht ohne Absprache gewährleistet werden. Eine grundsätzliche Alleinbelegung ist ab 60 Personen möglich. Sollte eine Gruppe eine Alleinbelegung wünschen, aber weniger als 60 Personen haben, wird der Gesamtpreis für 60 Personen berechnet.

(5) Für den Aufenthalt im Schloss Ascheberg gelten die Preise des Jahres, in dem die Freizeit bzw. Klassenfahrt stattfindet. Die Preise werden immer zu Beginn eines Kalenderjahres veröffentlicht. 

§4 Abmeldung von Freizeiten bzw. Buchungen und Storno
(1) Für die Stornierung bzw. Abmeldung seitens der Teilnehmenden an hauseigenen Freizeiten gelten folgende Zahlungsbedingungen (wenn kein Ersatz vom Absagenden benannt werden kann):

• Abmeldung bis zu 30 Tage vor Freizeitbeginn: kostenlos
• Abmeldung zwischen 29 und 15 Tagen vor Freizeitbeginn: 10% Freizeitpreis (Anzahlung)
• Abmeldung zwischen 14 und 7 Tagen vor Freizeitbeginn: 50% Freizeitpreis
• Abmeldung weniger als 7 Tage vor Freizeitbeginn (oder Nicht-Antritt): 100% Freizeitpreis

(2) Für die Stornierung bzw. Abmeldung seitens einer Gastgruppe gelten folgende Zahlungsbedingungen (wenn kein Ersatz von der absagenden Gruppe benannt werden kann):

• Abmeldung mehr als 30 Wochen vor Freizeitbeginn: kostenlos
• Abmeldung zwischen 12 und 30 Wochen vor Freizeitbeginn: 50% des Preises
• Abmeldung zwischen 6 und 12 Wochen vor Freizeitbeginn: 70% des Preises
• Abmeldung weniger als 6 Wochen vor Freizeitbeginn (oder Nicht-Antritt): 80% des Preises
• Bei zwei- bis dreitägigen Freizeiten liegen die Stornokosten bei einer Absage 3 bis 6 Wochen vor Beginn bei 50% und bei weniger als 3 Wochen bei 70%.

(3) Sollte sich die ursprünglich angemeldete Teilnehmendenzahl einer Gruppe um mehr als 10% verringern, müssen die dafür ursprünglich entstandenen Kosten von der Gruppe getragen werden.

(4) Eine Abmeldung von einer Freizeit muss schriftlich (per Post oder Email) vom Teilnehmenden bzw. den Erziehungsberechtigten oder der Gruppenleitung durchgeführt werden.
(5) Wir empfehlen den rechtzeitigen Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung.

(6) Aufgrund der Auswirkungen und Unsicherheiten von pandemischen Lagen bietet das Schloss Ascheberg bis auf Weiteres eine kostenlose Stornierung der Freizeit-Anmeldung bzw. der Buchung einer Gruppe an, sofern die Absage einer gebuchten Reise ursächlich mit der pandemischen Lage zusammenhängt.
 
§5 Absage von Freizeiten / Gruppenreisen

(1) Das Schloss Ascheberg behält sich das Recht vor, Freizeiten abzusagen, falls diese nicht die Mindestteilnehmendenzahl erreichen. In diesem Fall werden bereits geleistete Zahlungen vollständig zurückerstattet. Weitere Ansprüche können nicht geltend gemacht werden.
(2) Sollte die Freizeit bzw. Gruppenreise durch höhere Gewalt kurzfristig abgesagt werden müssen, werden bereits geleistete Zahlungen vollständig zurückerstattet. Weitere Ansprüche können nicht geltend gemacht werden.
 
§6 Beförderungsrisiko
Für den Fall, dass das Schloss Ascheberg Bus- oder Bahnanreisen bucht, übernimmt es keinerlei Haftung bei Unfällen, Verspätungen oder anderen Unregelmäßigkeiten im Rahmen der Personenbeförderung.
 
§7 Weisungsbefugnis
(1) Die mit der vom Schloss Ascheberg durchgeführten Freizeit beauftragten Mitarbeitenden sind gegenüber den Teilnehmenden und Mitarbeitenden der Gastgruppen weisungsbefugt. Minderjährige Teilnehmende müssen von den Erziehungsberechtigten darauf hingewiesen werden, dass sie den Weisungen der Verantwortlichen der Freizeitmaßnahme Folge zu leisten haben.
(2) Bei den hauseigenen Freizeiten im Schloss Ascheberg handelt es sich um Gemeinschaftsveranstaltungen, so dass sich die Teilnehmenden verpflichten, am Programm und den Mahlzeiten teilzunehmen, sofern diese nicht als freiwillige Veranstaltung angekündigt werden.
(3) Während der Freizeit dürfen sich die Teilnehmenden in Kleingruppen stundenweise auch ohne Beaufsichtigung auf dem Gelände bewegen.
(4) Die Teilnehmenden verpflichten sich, die Freizeitregeln und die Hausordnung einzuhalten, dazu gehören insbesondere:

• Ein generelles Rauchverbot für minderjährige Teilnehmende und Mitarbeitende -  im Schloss Ascheberg und auf dem Gelände vom Schloss Ascheberg. Volljährige Personen müssen den "Rauch-Punkt“ nutzen.
• Ein grundsätzliches Alkoholverbot während der Freizeitmaßnahme - im Schloss Ascheberg und auf dem Gelände vom Schloss Ascheberg.
• Ein generelles Drogen- und Rauschmittel-Verbot während der Freizeitmaßnahme im Schloss Ascheberg und auf dem Gelände vom Schloss Ascheberg.
• Eine getrenntgeschlechtliche Unterbringung in Mehrbettzimmern.

(5) Sollten Teilnehmende sich den Anweisungen der Mitarbeitenden widersetzen, das Verhalten die Freizeitmaßnahme oder andere Teilnehmende gefährden oder eine teilnehmende Person für sich selber eine Gefahr darstellen, ist der Veranstalter berechtigt, diese Person von der Freizeit auszuschließen und auf eigene Kosten bzw. auf Kosten der Erziehungsberechtigten nach Hause zu schicken.

(6) Gastgruppen, die in das Schloss Ascheberg kommen, müssen mit den Teilnehmenden bzw. Erziehungsberechtigten der Teilnehmenden eigene Absprachen zur Weisungsbefugnis treffen. Grundsätzlich gilt, dass Schloss-Ascheberg-Mitarbeitende gegenüber den Gruppenleitenden weisungsbefugt sind und das Hausrecht ausüben dürfen.

(7) Gruppenleitende der Gastgruppen sind dafür zuständig, die Teilnahmebedingungen / AGB vom Schloss Ascheberg den Erziehungsberechtigten der Teilnehmenden zugänglich zu machen.
 
§8 Haftung
(1) Eine Haftung bei selbständigen Unternehmungen, die nicht von den Verantwortlichen der Freizeitmaßnahme bzw. des Veranstalters angesetzt sind, übernehmen die Erziehungsberechtigten der Teilnehmenden bzw. volljährige Teilnehmende selbst.
(2) Für abhandengekommene oder verlorene Gegenstände wird vom Veranstalter keine Haftung übernommen.
(3) Das Trampen (allein oder in Gruppen) ist grundsätzlich untersagt. Bei Teilnehmenden, die sich dieser Anordnung widersetzen übernimmt der Veranstalter keinerlei Haftung.
(4) Eventuelle Schäden, die vom Teilnehmenden bzw. der Gruppe verursacht werden, sind auf eigene Kosten zu begleichen (Materialkosten und Arbeitsstunden zur Instandsetzung). Diese Schäden werden in einem Übergabeprotokoll vermerkt.
 
§9 Übergabe Räume

(1) Bei der Anreise einer Gruppe wird eine Übergabe der Räume mit einem Gruppenleitenden gemacht. Evtl. Schäden sollten in einem Übergabe-Protokoll vermerkt werden. Die Betten müssen mit dreiteiliger selbst mitgebrachter Bettwäsche bezogen werden. Bettwäsche kann in einzelnen Fällen auch gegen eine Gebühr vom Schloss Ascheberg gestellt werden.

(2) Vor der Abreise der Gruppe wird eine Kontrolle der Räume zusammen mit einem Gruppenleitenden gemacht.

(3) Die Gruppen sind verpflichtet, die Räume besenrein zu hinterlassen. Dies umfasst die folgenden Aufgaben:

• Übernachtungsräume: saugen, Mülleimer entleeren, Bett machen, lüften
• Aufenthaltsräume: Mülleimer entleeren, groben Dreck vom Boden aufsammeln, lüften

§10 Foto- und Videoaufnahmen bei hauseigenen Freizeiten vom Schloss Ascheberg
(1) Die Teilnehmenden bzw. Erziehungsberechtigten erklären sich mit der Anmeldung (bzw. mit dem Freizeitpass) damit einverstanden, dass während der Freizeit Fotos oder Videos gemacht werden, die für Berichte über die Arbeit im Schloss Ascheberg verwendet werden dürfen. Einsprüche gegen diese Aufnahmen sind im Vorfeld schriftlich mitzuteilen.
(2) Sollten Porträt-Aufnahmen für die Nutzung in Berichten über die Arbeit im Schloss Ascheberg verwendet werden, wird vor Veröffentlichung eine gesonderte Genehmigung bei der betreffenden Person bzw. den Erziehungsberechtigten eingeholt.
(3) Privataufnahmen während der Freizeiten sind gestattet. Die Sebulon Offensive Nord e.V. übernimmt keine Haftung für die private Nutzung und Veröffentlichung von Bildern und Videos. Dies muss mit der betreffenden Person direkt geklärt werden.

(4) Dazu müssen Gastgruppen mit ihren Teilnehmenden bzw. den Erziehungsberechtigten eigene Absprachen treffen.
 
§11 Versicherung
(1) Für jeden Teilnehmenden und Mitarbeitenden wird für die Dauer der Freizeit eine Kranken-, Unfall- und Haftpflicht-Versicherung abgeschlossen. Letztere tritt jedoch nur bei Schäden gegenüber Dritten ein, nicht bei Schäden, die sich die Teilnehmenden untereinander zufügen und gilt nur subsidiär zu anderen bestehenden Versicherungen. Es gelten die Versicherungsbedingungen des Vertragspartners vom Schloss Ascheberg.

(2) Die o.g. Versicherung gilt nur für hauseigene Freizeiten vom Schloss Ascheberg. Leitende der Gastgruppen sind dazu angehalten, für die Dauer ihrer Gruppenfahrt eigene Versicherungen für die Teilnehmenden und Mitarbeitenden abzuschließen.
 
§12 Datenschutz
(1) Die personenbezogenen Anmeldedaten werden zur Durchführung der Arbeit im Schloss Ascheberg elektronisch gespeichert und verarbeitet. Die Daten dürfen für Kontaktaufnahmen verwendet werden.

(2) Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
(3) Medizinische Daten und Gesundheitsdaten werden nicht elektronisch erfasst, sondern nur der Freizeitleitung und zuständigen Mitarbeitenden im Bedarfsfall mitgeteilt. Diese Daten werden nur solange (und nur in Papierform) aufbewahrt, wie es gesetzlich erforderlich ist.